Người làm xuất nhập khẩu, logistics thường chọn vật phẩm gọn cho bàn chứng từ — chặn giấy, quả cầu nhỏ, bình bút đựng con dấu và bút ký — kèm một món mang ý đi xa như thuyền nhỏ; còn khi làm quà cho đối tác nước ngoài thì ưu tiên món dễ mang qua hải quan, có tấm thẻ giải nghĩa biểu tượng bằng tiếng Anh, như tranh đồng, hộp sơn mài, món đồng nhỏ.
Nghề này có nhịp riêng: chứng từ dày, hạn chót tàu chạy, cuộc gọi lệch múi giờ lúc nửa đêm, những chuyến xuống cảng, ra sân bay, và những buổi gặp đối tác nước ngoài mà món quà phải vừa có chất Việt Nam vừa không gây hiểu lầm. Bài này đi theo đúng những tình huống đó; chuyện thuyền buồm cho người buôn bán xa đã có trong bài chung về người kinh doanh, ở đây chỉ nhắc khi cần.
Bàn chứng từ: giấy nhiều, con dấu nhiều, hạn chót gấp
Bàn của nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu thường có hai màn hình mở hệ thống khai hải quan điện tử và email, một chồng bộ chứng từ gồm hợp đồng, hoá đơn thương mại, phiếu đóng gói, vận đơn, giấy chứng nhận xuất xứ, và vài con dấu. Mặt bàn gần như không còn chỗ trống. Vật phẩm ở đây phải là món có việc làm, không phải món chỉ để ngắm.
Chặn giấy là món đứng đầu. Bộ chứng từ in xong cần giữ phẳng, xếp theo thứ tự trước khi kẹp; quạt, điều hoà thổi là lật trang. Một khối đá hay một quả cầu đồng nhỏ có đáy phẳng, nặng 300–400 gam làm việc này tốt. Bình bút rộng đựng bút ký, bút dạ quang đánh dấu, và cả con dấu tên, dấu "sao y" cũng có ích, vì con dấu để rời trên bàn hay bị đè dưới giấy, tìm mất thời gian đúng lúc gấp.
Món nên tránh trên bàn chứng từ: món có nước như thác nước mini (một giọt nước loang lên vận đơn gốc là chuyện lớn), món nhiều khe bám bụi mực in, món cao che màn hình. Bàn chứng từ cần gọn để không thất lạc giấy tờ gốc; vật phẩm là món phụ, đứng ở một góc cố định.
Góc làm việc lệch múi giờ và cuộc gọi đêm
Người làm việc với đối tác châu Âu, châu Mỹ hay phải họp trực tuyến buổi tối, gửi email lúc nửa đêm. Nhiều người làm ở nhà vào giờ đó, nên góc làm việc tại nhà quan trọng ngang bàn văn phòng. Món đặt ở góc này thường là thứ dịu mắt dưới ánh đèn bàn: quả cầu đá đục, cụm thạch anh tím nhỏ, cây đá mini.
Một món nhiều người làm nghề này thích là đồng hồ để bàn thứ hai chỉnh theo giờ của đối tác, đặt cạnh một món đá hay thuyền nhỏ. Đồng hồ là công cụ, vật phẩm là món nhắc; hai thứ đứng cạnh nhau tạo một góc làm việc có chủ đề "đi xa". Đặt đồng hồ và vật phẩm trong tầm nhìn nhưng không ở khung hình camera, để cuộc họp trực tuyến không bị phân tâm.
Họp trực tuyến với đối tác thì phông nền phía sau là thứ họ nhìn thấy. Một kệ gọn với vài cuốn sách và một món đồ thủ công Việt Nam như hộp sơn mài, bình gốm nhỏ tạo ấn tượng tốt hơn một bức tượng tỳ hưu há miệng mà đối tác không hiểu là gì. Món trong khung hình nên là món mình giải thích được trong một câu nếu đối tác hỏi.
Đồ mang theo khi xuống cảng, ra sân bay, kho ngoại quan
Nhân viên giao nhận, hiện trường xuống cảng làm thủ tục, kiểm hoá, theo hàng ra kho ngoại quan. Khu vực cảng, bãi container có quy định an toàn riêng: mũ bảo hộ, áo phản quang, đi trong lối quy định, tránh xa xe nâng, cẩu. Đồ đeo lủng lẳng, vòng hạt to, chuỗi dài không hợp với khu vực có máy móc lớn đang vận hành.
Món mang theo hợp lý là móc khoá nhỏ trên chùm chìa khoá xe, đồng xu trong ví, mặt đeo cổ nhỏ dưới áo. Cặp tài liệu hiện trường hay có bộ chứng từ gốc, con dấu, máy tính bảng; vật phẩm trong cặp nên nhỏ, không cạnh sắc, không làm rách giấy.
Kho bãi ngoại quan, cảng cạn thường nóng, bụi, nhiều xe tải ra vào; nhân viên hiện trường đứng ngoài trời chờ kiểm hoá có khi cả buổi. Móc khoá, vòng đeo ngoài giờ đều chịu nắng gắt; đá nhuộm, dây chun sẽ hỏng nhanh. Đá đục màu tự nhiên, dây dù, đồng đặc là những lựa chọn chịu được nhịp làm việc đó.
Người đi công tác nước ngoài thường xuyên để ý chuyện soi chiếu an ninh sân bay: món đồng, đá nhỏ đi qua máy soi không có vấn đề, nhưng đồ kim loại có cạnh sắc, dao rọc giấy mỹ nghệ hình tỳ hưu thì có thể bị giữ lại ở cửa kiểm tra. Giữ món theo người đơn giản là cách tránh phiền.
Quà cho đối tác nước ngoài: giải nghĩa biểu tượng
Đối tác nước ngoài thường không quen với tỳ hưu, thiềm thừ, hồ lô. Một con cóc ba chân ngậm tiền có thể bị hiểu là con ếch kỳ lạ; tỳ hưu có thể bị hiểu là sư tử. Không có gì sai khi tặng những món này, nhưng phải kèm một tấm thẻ giải nghĩa bằng tiếng Anh, ngắn gọn: hình tượng này trong văn hoá dân gian Việt Nam gắn với lời chúc gì.
Lời giải nghĩa nên ở dạng văn hoá, không hứa hẹn: "In Vietnamese folk culture, the gourd is a traditional symbol of good health and peace" thay vì "this will bring you luck". Đối tác phương Tây, nhất là ở môi trường doanh nghiệp có quy định chống hối lộ chặt, có thể ngại nhận món mang tính "cầu lợi" từ nhà cung cấp; món mang tính văn hoá thì nhẹ nhàng hơn.
Nhiều doanh nghiệp xuất khẩu chọn quà có chất Việt Nam rõ: tranh đồng đề tài làng quê, phố cổ Hội An; hộp sơn mài; bình gốm men lam; thuyền gỗ mô hình. Đối tác treo tranh đồng ở văn phòng, khách của họ hỏi, và đó là câu chuyện về Việt Nam được kể lại. Món quà đó có giá trị lâu hơn một món đá lạ mà họ không biết đặt ở đâu.
Hải quan và quy định khi mang đá, gỗ, đồng ra nước ngoài
Mang quà qua biên giới thì chất liệu quan trọng. Đồ đồng, gốm, sơn mài, đá phổ thông như thạch anh thường không gặp trở ngại khi mang hành lý cá nhân với số lượng làm quà. Nhưng một số nước có quy định chặt với gỗ chưa xử lý (kiểm dịch thực vật, lo côn trùng), với sản phẩm có nguồn gốc động vật, và với hàng giá trị cao phải khai báo.
Tuyệt đối tránh các món làm từ ngà voi, sừng tê giác, mai rùa biển, san hô đỏ quý, gỗ thuộc danh mục bảo vệ theo Công ước CITES; mang ra nước ngoài là vi phạm pháp luật cả ở Việt Nam lẫn nước đến, bất kể món đó là "vật phẩm phong thuỷ". Đá quý giá trị cao, như ngọc phỉ thuý loại tốt, nên có hoá đơn, giấy kiểm định để khai báo khi cần.
Một tình huống hay gặp: đối tác Nhật, Hàn sang thăm nhà máy, phía Việt Nam tặng quà để họ mang về. Họ thường đi máy bay với hành lý giới hạn, nên quà gọn nhẹ, đóng hộp chắc, không quá khổ được quý hơn món to. Hỏi trước chuyến đi của họ còn ghé đâu, để quà không thành gánh nặng suốt hành trình.
Quà gửi theo đường bưu chính, chuyển phát quốc tế thì kiểm quy định hàng cấm, hàng hạn chế của nước nhận trên trang của đơn vị vận chuyển. Gỗ đã sơn phủ, đồng, gốm thường dễ đi; tượng đá nặng thì chi phí gửi cao, nên chọn món nhỏ.
Bảng: tình huống của người làm xuất nhập khẩu, món hay chọn và lưu ý
Bảng sau gom các tình huống hay gặp trong nghề:
| Tình huống | Món hay chọn | Lưu ý |
|---|---|---|
| Bàn chứng từ | Chặn giấy đá hoặc cầu đồng 300–400 g, bình bút rộng | Không món có nước; giữ góc cố định |
| Góc làm việc đêm ở nhà | Quả cầu đá đục, cây đá mini, đồng hồ giờ đối tác | Món ngoài khung hình camera |
| Phông nền họp trực tuyến | Hộp sơn mài, bình gốm men lam | Món giải thích được trong một câu |
| Xuống cảng, kho bãi | Móc khoá nhỏ, đồng xu trong ví | Không đồ đeo lủng lẳng gần máy móc |
| Quà cho đối tác nước ngoài | Tranh đồng, thuyền gỗ, hồ lô đồng kèm thẻ tiếng Anh | Giải nghĩa văn hoá, không hứa may mắn |
| Mang quà qua biên giới | Đồng, gốm, sơn mài, thạch anh | Tránh ngà, sừng, san hô, gỗ CITES |
Với người làm nghề này, một món vật phẩm tốt là món giúp bàn chứng từ gọn hơn hoặc giúp kể một câu chuyện về Việt Nam với đối tác.
Tranh đồng: món quà kể chuyện Việt Nam
Trong các loại quà cho đối tác nước ngoài, tranh đồng được nhiều doanh nghiệp xuất khẩu chọn. Đồng không vỡ khi vận chuyển, nhẹ hơn tượng đá cùng khổ, treo tường nên không chiếm bàn của người nhận, và đề tài thì rất Việt Nam: chùa Một Cột, Khuê Văn Các, phố cổ Hội An, cánh đồng lúa, thuyền trên sông, làng quê có cây đa. Đối tác treo ở văn phòng là một lời giới thiệu thầm lặng về đất nước của nhà cung cấp.
Chọn khổ tranh vừa phải, khoảng 40×60 cm trở xuống, để dễ mang theo hành lý xách tay hoặc gửi chuyển phát. Khung gỗ đã xử lý, mặt sau ghi ngắn bằng tiếng Anh đề tài và nơi làm. Đóng hộp cứng có xốp, tránh để mặt đồng cọ vào nhau.
Doanh nghiệp đang tìm một món treo tường đề tài làng quê, phố cổ để làm quà đối tác thì mục Tranh Đồng Phong Thủy trên vatphamphongthuy.com có nhiều khổ, đối chiếu được với hành lý cho phép.
Theo mệnh, theo hàng hoá và kiểm hàng
Người làm xuất nhập khẩu muốn chọn theo mệnh có thể đổi chất liệu món trên bàn: cầu đồng cho mệnh Kim, chặn giấy gỗ cho mệnh Mộc, cầu obsidian cho mệnh Thuỷ, thạch anh tím cho mệnh Hoả, chặn giấy mắt hổ cho mệnh Thổ. Một số người lại thích chọn theo mặt hàng mình làm: công ty xuất khẩu cà phê đặt bao cà phê mẫu thu nhỏ, công ty xuất khẩu gốm đặt sản phẩm đầu tiên xuất đi. Món kiểu này kể chuyện công ty hơn mọi biểu tượng.
Kiểm hàng quà cho đối tác: tranh đồng kiểm mặt đồng không trầy, lớp phủ chống oxy hoá đều, khung chắc; đồ đồng nhỏ kiểm có phải đồng đặc không và có cạnh sắc không; gốm kiểm men, kiểm đáy phẳng. Món kèm thẻ giải nghĩa nên in rõ, không lỗi chính tả tiếng Anh — một lỗi chính tả trên thẻ quà là thứ đối tác nhớ lâu.
Cuối cùng, hợp đồng tốt đến từ giá cạnh tranh, chất lượng ổn định, giao hàng đúng hẹn và chứng từ chính xác. Món trên bàn chỉ là thứ đi cùng những ngày làm việc đó.
Câu hỏi thường gặp
Tặng tỳ hưu cho đối tác nước ngoài có được không?
Được, nhưng nên kèm thẻ giải nghĩa bằng tiếng Anh, nói đây là biểu tượng trong văn hoá dân gian Việt Nam. Tránh lời hứa mang lại tiền bạc, vì đối tác ở doanh nghiệp có quy định chống hối lộ có thể ngại. Tranh đồng, hộp sơn mài là lựa chọn ít cần giải thích hơn.
Mang đá phong thuỷ ra nước ngoài làm quà có bị giữ ở hải quan không?
Đá phổ thông như thạch anh với số lượng làm quà thường không gặp trở ngại. Đá quý giá trị cao nên có hoá đơn, giấy kiểm định. Tuyệt đối tránh sản phẩm từ ngà voi, sừng tê giác, san hô quý, gỗ thuộc danh mục CITES vì vi phạm pháp luật.
Bàn chứng từ xuất nhập khẩu nên đặt vật phẩm gì?
Món có ích như chặn giấy đá hoặc cầu đồng nặng 300–400 gam, bình bút rộng đựng cả con dấu. Tránh món có nước như thác nước mini vì nước loang lên chứng từ gốc là chuyện lớn. Đặt ở góc cố định, không che màn hình.
Họp trực tuyến với đối tác thì phông nền nên có gì?
Kệ gọn với vài cuốn sách và một món thủ công Việt Nam như hộp sơn mài, bình gốm men lam. Món trong khung hình nên là món mình giải thích được trong một câu. Tượng linh vật lạ dễ khiến đối tác tò mò không đúng lúc.
Tranh đồng làm quà đối tác nên chọn khổ nào?
Khoảng 40×60 cm trở xuống để dễ mang theo hành lý hoặc gửi chuyển phát. Đề tài mang chất Việt Nam như phố cổ, làng quê, cánh đồng lúa. Đóng hộp cứng có xốp, mặt sau ghi ngắn bằng tiếng Anh đề tài và nơi làm.