Bàn tư vấn, nơi khách ngồi đối diện hàng chục phút, hợp với món thấp dưới 15 cm, dáng mềm, màu ấm và có mặt đẹp quay về phía khách: hoa mẫu đơn hay hoa sen bằng đá, đĩa đá có vân, quả cầu nhỏ trên đế gỗ thấp, bình hoa đá cỡ nhỏ, một bình bút đẹp mà khách có thể mượn để ký. Món nên nằm ở góc bàn, ngoài vùng giữa nơi hai bên trải giấy tờ, và tránh những hình tượng gắn rõ với chuyện thu tiền như tỳ hưu ngậm tiền, thiềm thừ đội thỏi vàng ngay trước mặt khách.
Bàn tư vấn có ở khắp nơi: văn phòng bảo hiểm, ngân hàng, công ty du lịch, sàn giao dịch nhà đất, trung tâm tư vấn du học, phòng khám thẩm mỹ, văn phòng luật. Điểm chung là người ngồi bàn quay mặt về phía khách, và khách nhìn vào bàn suốt cuộc trao đổi. Theo tập quán, món trên bàn là lời chúc cho cuộc gặp suôn sẻ; theo cách nhìn thực tế, món đó góp vào cảm giác của khách về sự chỉn chu, sự cởi mở và sự đáng tin của nơi họ đang ngồi. Bài này bàn về chuyện chọn món nhìn từ phía khách.
Đổi chỗ ngồi: nhìn bàn bằng mắt khách
Phần lớn người ngồi bàn tư vấn chọn món theo góc nhìn của mình. Nhưng mình chỉ nhìn bàn khi rảnh; khách thì nhìn bàn suốt cuộc trao đổi, khi đang nghe giải thích, khi đọc hợp đồng, khi cân nhắc quyết định. Thứ khách thấy là mặt sau của màn hình, mép bàn phía họ, và những gì đặt ở hai góc trước.
Hãy ngồi vào ghế khách một lần. Ở vị trí này, mắt cao hơn mặt bàn khoảng 40–45 cm, cách mép bàn chừng nửa mét. Bạn sẽ thấy món đặt ở góc phía khách to hơn cảm nhận từ phía mình, và món nào quay lưng về phía khách trông rất kém. Tượng đồng có mặt sau thô, cụm đá có mặt sau là lớp keo, cây đá quý có mặt sau thưa hạt: tất cả đều lộ ra.
Bạn cũng sẽ nhận ra chiều cao quan trọng thế nào. Món cao hơn 20 cm đặt ở dải giữa sẽ nằm ngay giữa hai khuôn mặt. Khách phải nghiêng người để nhìn người tư vấn, và cuộc trò chuyện vốn cần giao tiếp bằng mắt bị cắt ngang bởi một món đồ. Món đặt ở bàn tư vấn nên thấp hơn tầm cằm của người ngồi.
Nhu cầu ở bàn tư vấn, món hay chọn và lưu ý
Bảng dưới xếp theo loại hình tư vấn thường gặp. Cột ý nghĩa là quan niệm quen thuộc, nêu để hiểu, không phải lời hứa về kết quả:
| Loại bàn tư vấn | Món hay chọn | Ý theo tập quán | Lưu ý phía khách |
|---|---|---|---|
| Bảo hiểm, tài chính cá nhân | Đĩa đá vân, hoa sen đá nhỏ | Thanh, an | Tránh món gợi tiền bạc ngay trước mặt khách đang nghe về khoản tiền của họ |
| Du lịch, tư vấn du học | Thuyền buồm mini dưới 20 cm, quả cầu nhỏ | Đi xa thuận lợi | Thuyền đặt dọc cạnh bàn, buồm không che giấy tờ |
| Nhà đất, nội thất | Hoa mẫu đơn đá, bình đá nhỏ | Phú quý, đủ đầy | Màu ấm, dáng mềm, hợp không gian trưng bày mẫu |
| Phòng khám thẩm mỹ, spa | Đá trơn màu nhạt, đĩa đá | Nhẹ nhàng, sạch | Món trơn dễ lau cồn, không kẽ bụi |
| Văn phòng luật, tư vấn pháp lý | Bình bút đá, chặn giấy, núi đá thấp | Vững, chừng mực | Món trầm, có công năng, không phô |
| Quầy tư vấn ở cửa hàng | Quả cầu nhỏ trên đế, hoa đá thấp | Tròn trịa, êm | Chịu được nhiều người chạm, đế nặng |
Ở hầu hết loại hình, khách đến để giải quyết việc của họ, đôi khi là chuyện lớn và căng thẳng: một khoản vay, một hợp đồng bảo hiểm, một quyết định mua nhà. Món trên bàn nên giúp khung cảnh dịu đi, không gợi cảm giác "nơi này đang chờ lấy tiền của mình".
Hình tượng nào tạo cảm giác dễ chịu cho khách
Không có quy tắc cứng, nhưng có vài xu hướng mà người làm nghề tư vấn lâu năm thường nhận ra. Hình tượng hoa, như mẫu đơn, sen, cúc, mang cảm giác mềm và ấm, hầu như ai cũng thấy dễ chịu. Hoa mẫu đơn trong tập quán gắn với sự phú quý, đủ đầy; sen gắn với sự thanh. Cả hai đều không gợi chuyện tiền bạc trực tiếp.
Hình tròn như quả cầu, đĩa đá, bình bầu cũng cho cảm giác êm. Ngược lại, những món có nhiều góc nhọn, dáng hung dữ như hổ gầm, đại bàng vồ mồi, tỳ hưu nhe nanh to cỡ, đặt ngay trước mặt khách dễ khiến cuộc trò chuyện căng hơn một chút, dù khách không nói ra.
Linh vật gắn với việc thu vào như tỳ hưu, thiềm thừ là chuyện tế nhị ở bàn tư vấn. Đặt ở quầy thu ngân hay kệ phía sau thì bình thường; đặt ở góc bàn ngay trước khách đang nghe về phí, lãi hay hoa hồng thì có thể gây cảm giác không thoải mái. Nếu bạn muốn có một linh vật theo tập quán, đặt lên kệ sau lưng hoặc phía bên mình, quay mặt vào trong.
Đối với khách nước ngoài, hoa và hình tròn cũng là lựa chọn an toàn nhất vì dễ hiểu ở mọi nền văn hoá. Một câu giải thích ngắn như "hoa mẫu đơn là lời chúc đủ đầy" thường được khách đón nhận vui vẻ.
Cỡ và chỗ đặt: giữ vùng giữa cho giấy tờ
Bàn tư vấn phổ biến dài 120–140 cm, sâu 60–70 cm, đôi khi là bàn tròn đường kính 80–90 cm cho hai ba người ngồi quanh. Vùng giữa bàn là nơi đặt hồ sơ, bảng minh hoạ, máy tính bảng xoay về phía khách, hợp đồng để ký. Vùng này phải trống hoàn toàn.
Món đặt ở một trong hai góc trước phía khách hoặc góc phía người tư vấn, cao dưới 15 cm, đế không quá 12×12 cm. Với bàn tròn, món đặt sát mép, ở phía ít người ngồi nhất. Một món là đủ; hai món ở hai góc dễ tạo cảm giác khung lại, như thể khách đang ngồi trước một quầy trưng bày.
Bình bút là món phụ hợp nhất ở bàn tư vấn vì nó có việc thật: khách cần bút để ký. Một bình bút đá đẹp, đựng vài cây bút viết tốt, đặt ở góc phía khách, là một cử chỉ nhỏ mà khách nhớ. Ai từng phải ký hợp đồng bằng chiếc bút bi hết mực của quầy giao dịch sẽ hiểu điều này.
Nếu bàn tư vấn có màn hình xoay về phía khách hay máy tính bảng đặt trên giá, món càng phải nhỏ và đặt xa giá đỡ, để khi xoay màn hình qua lại không quẹt vào món.
Màu và chất liệu: ấm, trầm, không loá
Phòng tư vấn thường sáng đèn trắng, bàn trắng hoặc gỗ sáng, ghế bọc nỉ xám. Không gian như vậy dễ lạnh. Một món màu ấm ở góc bàn như mã não cam nâu, ngọc vàng, đá hồng nhạt, gỗ màu mật ong làm khung cảnh dịu đi đáng kể. Hoa mẫu đơn bằng đá hồng phấn hay hoa sen đá trắng ngà là những lựa chọn được nhiều văn phòng dùng vì hợp gần như mọi tông nội thất.
Nên tránh món quá loá. Đồng vàng đánh bóng gương, pha lê nhiều mặt cắt dưới đèn trần có thể hắt đốm sáng lên mặt hồ sơ hay vào mắt khách. Khách đang đọc một trang hợp đồng mà có một đốm sáng nhảy trên giấy là điều gây khó chịu dù nhỏ.
Về chất liệu, đá đặc và gốm men là hai nhóm bền nhất cho bàn có nhiều người chạm. Đồng có lớp phủ cũng ổn. Món bột đá đúc rẻ hơn, nhẹ hơn, hợp văn phòng cần đặt cùng một mẫu cho nhiều bàn, nhưng chi tiết mảnh như cánh hoa dễ sứt sau vài tháng tiếp khách.
Vệ sinh ở bàn có nhiều khách trong ngày
Bàn tư vấn đón nhiều khách mỗi ngày, có nơi vài chục lượt. Món đặt ở góc phía khách được chạm vào nhiều hơn ta tưởng: khách nhấc lên ngắm, trẻ con đi cùng bố mẹ cầm lên nghịch, tay đặt hồ sơ quẹt qua. Món nên trơn, dễ lau, không có kẽ bám bụi sâu.
Ở phòng khám, spa, nơi có quy định vệ sinh chặt, món phải lau được bằng dung dịch có cồn mà không hỏng. Đá trơn mài bóng, gốm men, đồng có lớp phủ đều chịu được lau cồn. Cây đá quý ghép keo, món gỗ chạm nhiều chi tiết, món bột đá sơn màu không hợp vì cồn làm hỏng keo, sơn.
Nếu bàn có trẻ nhỏ hay đi cùng, như văn phòng tư vấn giáo dục, món nên nặng đế, khó nhấc bằng một tay trẻ con, và không có hạt hay chi tiết nhỏ có thể gỡ ra.
Một thói quen nhỏ ở các văn phòng tư vấn chỉn chu: cuối mỗi ngày, cùng lúc lau mặt bàn, lau luôn món ở góc bàn và xếp lại bình bút. Sáng hôm sau, khách đầu tiên ngồi xuống trước một chiếc bàn sạch, món đặt ngay ngắn, bút đầy mực. Việc này mất chưa tới một phút nhưng là một phần của cảm giác chuyên nghiệp mà khách mang về, nhiều hơn bất kỳ ý nghĩa nào gắn với món đồ.
Kiểm hàng: món phía khách cần đẹp mọi mặt
Món ở bàn tư vấn bị nhìn kỹ từ phía khách, nên khâu kiểm hàng chú ý nhất tới độ hoàn thiện:
- Xoay món một vòng dưới ánh sáng tốt: mặt sau, mặt bên phải hoàn thiện như mặt trước, không lộ keo, không lộ đường ráp khuôn.
- Hoa đá xem cánh có sứt không, cánh mỏng có nứt chân không; hoa đá ghép từng cánh thì lắc nhẹ xem có lỏng.
- Đĩa đá, bình đá soi đèn tìm vết nứt chạy suốt; vân tự nhiên thì được.
- Đáy món có lót nỉ hoặc mài phẳng, đặt xuống không lắc, không xước mặt bàn.
Món mua cho cả văn phòng dùng chung nên hỏi người bán khả năng đặt thêm cùng mẫu sau này, và kiểm từng chiếc khi nhận, vì món đúc hàng loạt đôi khi lệch màu giữa các mẻ.
Một bông mẫu đơn đá cỡ lòng bàn tay thường là đủ cho góc bàn tư vấn; nhóm Hoa Mẫu Đơn, Cúc trên vatphamphongthuy.com xếp sẵn các cỡ nhỏ ấy cạnh những bình hoa lớn dành cho sảnh.
Khi bàn tư vấn là bàn chung của nhiều nhân viên
Ở ngân hàng, văn phòng bảo hiểm hay sàn giao dịch, bàn tư vấn thường dùng chung: nhân viên nào rảnh thì ngồi tiếp khách. Món trên bàn lúc này không phải của một người mà của cả văn phòng, nên chọn theo nhận diện chung của nơi đó. Nhiều văn phòng đặt cùng một món cho mọi bàn tư vấn, tạo cảm giác đồng bộ, chuyên nghiệp.
Trong trường hợp này, việc chọn món thường do người quản lý văn phòng quyết. Nếu bạn được giao, hãy chọn món đơn giản, dễ thay thế khi vỡ, và dễ mua thêm cùng mẫu khi văn phòng mở thêm bàn. Một mẫu hoa đá hay đĩa đá phổ biến hợp hơn một món độc bản khó tìm lại.
Nhân viên ngồi bàn chung có thể có món riêng của mình, nhưng nên để trong túi hoặc ngăn kéo cá nhân, không bày lên bàn tư vấn chung.
Câu hỏi thường gặp
Bàn tư vấn khách hàng nên đặt vật phẩm gì?
Món thấp dưới 15 cm, dáng mềm, màu ấm và đẹp từ phía khách: hoa mẫu đơn hoặc sen bằng đá, đĩa đá vân, quả cầu nhỏ trên đế thấp, bình bút đá. Đặt ở góc bàn, giữ vùng giữa trống cho giấy tờ.
Có nên đặt tỳ hưu hướng về phía khách không?
Ở bàn tư vấn, nhiều người tránh đặt tỳ hưu hay thiềm thừ ngậm tiền ngay trước mặt khách, vì hình tượng gắn với việc thu vào có thể gây cảm giác không thoải mái khi khách đang nghe về phí hay khoản tiền của họ. Nếu muốn, đặt ở kệ sau lưng hoặc phía bên mình.
Mặt đẹp của món nên quay về phía người ngồi hay phía khách?
Ở bàn tư vấn, khách nhìn bàn lâu hơn người ngồi, nên nhiều người quay mặt đẹp về phía khách hoặc chọn món đẹp đều bốn mặt như quả cầu, đĩa đá, bình tròn. Như vậy cả hai phía đều thấy món chỉn chu.
Bàn tư vấn ở phòng khám thì chọn món gì để đảm bảo vệ sinh?
Món trơn, lau được bằng cồn mà không hỏng: đá mài bóng, gốm men, đồng có lớp phủ. Tránh cây đá quý ghép keo, món gỗ nhiều chi tiết và món bột đá sơn màu vì cồn làm hỏng keo và sơn.
Bình bút có nên tính là vật phẩm ở bàn tư vấn không?
Có, và đây là món hợp nhất vì có việc thật: khách cần bút để ký. Một bình bút đá đẹp, đựng vài cây bút viết tốt, đặt ở góc phía khách vừa là đồ trang trí vừa là sự chu đáo mà khách nhận ra ngay.