Trên bàn làm việc của công chức, viên chức, những món hợp nhất là món nhỏ có công năng và màu trầm: bình bút đá, chặn giấy đá, khay đựng ghim kẹp, quả cầu nhỏ trên đế gỗ, hoặc một tháp văn xương thấp. Nguyên tắc chung là chừng mực: một món, cao dưới 20 cm, không mạ vàng bóng, không hình tượng gắn rõ với chuyện tiền bạc như tỳ hưu ngậm tiền, thiềm thừ đội thỏi vàng, đặt ở chỗ người dân hay khách đến làm việc nhìn thẳng vào.
Lý do không nằm ở tập quán mà ở không khí cơ quan. Bàn làm việc ở cơ quan nhà nước là nơi tiếp dân, tiếp doanh nghiệp, có đoàn kiểm tra, có đồng nghiệp nhiều thế hệ ngồi cùng. Một món vật phẩm phô trương dễ gây hiểu lầm hơn ở công ty tư nhân. Bài dưới đây đi qua những gì người làm việc ở cơ quan hay chọn, cách đặt cho kín đáo, và cách ứng xử với quà biếu theo quy định hiện hành.
Vì sao bàn ở cơ quan cần một chuẩn khác
Ở doanh nghiệp, một chiếc thuyền buồm đồng hay cặp tỳ hưu trên bàn trưởng phòng là chuyện bình thường, thậm chí được xem như cách thể hiện sự chỉn chu. Ở cơ quan nhà nước, cùng món đó có thể được nhìn theo cách khác. Người dân đến nộp hồ sơ không biết món đó do ai tặng, đáng giá bao nhiêu; họ chỉ thấy một món trông đắt tiền trên bàn người đang xử lý giấy tờ cho mình. Sự nghi ngại ấy không công bằng với người ngồi bàn, nhưng nó có thật.
Thêm vào đó, các cơ quan thường có quy chế văn hoá công sở riêng: bàn làm việc gọn, hồ sơ xếp đúng chỗ, không bày đồ cá nhân quá mức. Các quy định về phòng chống tham nhũng cũng có phần về tặng và nhận quà, mà mỗi cơ quan cụ thể hoá theo cách riêng. Bài này không diễn giải luật; điều nên làm là đọc quy chế của chính đơn vị mình và hỏi bộ phận tổ chức nếu chưa rõ.
Vì thế, khi nói vật phẩm cho bàn công chức, tiêu chí đầu tiên không phải ý nghĩa mà là sự kín đáo. Món đẹp nhất ở đây là món mà người ngồi thấy dễ chịu, còn người đến làm việc nhìn vào chỉ thấy một chiếc bàn ngăn nắp.
Nhu cầu, món hay chọn và lưu ý ở bàn cơ quan
Bảng dưới xếp theo kiểu công việc thường gặp ở cơ quan, đơn vị sự nghiệp. Ý theo tập quán chỉ để hiểu vì sao người ta chọn, không phải lời hứa:
| Kiểu bàn, kiểu việc | Món hay chọn | Ý theo tập quán | Lưu ý cho kín đáo |
|---|---|---|---|
| Bàn tiếp dân, một cửa | Không đặt món ở mặt bàn phía dân; nếu có, một chặn giấy đá phía trong | Giữ, ngay ngắn | Mặt bàn phía dân để trống cho hồ sơ |
| Bàn chuyên viên soạn văn bản | Bình bút đá, tháp văn xương thấp | Chữ nghĩa, chu toàn | Màu trầm, cao dưới 18 cm |
| Bàn lãnh đạo phòng, tiếp khách đối diện | Quả cầu đá nhỏ trên đế gỗ, bình bút ngọc | Tròn trịa, ổn định | Không mạ vàng, không món gắn với tiền bạc |
| Bàn giáo viên trong phòng hội đồng | Chặn giấy đá, bình bút gốm men | Ngăn nắp | Dùng chung bàn dài nên chỉ đặt trong phạm vi chỗ ngồi |
| Bàn nhân viên y tế hành chính | Món trơn, dễ lau cồn | Sạch, gọn | Tránh cụm đá nhiều kẽ bám bụi |
| Bàn người sắp nghỉ hưu | Món kỷ niệm nhỏ, như chặn giấy khắc vân đá | Giữ lại một giai đoạn | Mang về nhà khi nghỉ, không để lại bàn chung |
Điểm chung của cả bảng là món có công năng thật. Bình bút đựng bút, chặn giấy chặn giấy, khay đá đựng ghim. Một món dùng hằng ngày ít khi bị hỏi "cái này để làm gì", và người ngồi cũng không phải giải thích ý nghĩa với ai.
Hình tượng nào hợp, hình tượng nào nên để ở nhà
Hợp bàn cơ quan. Bình bút, chặn giấy, tháp văn xương nhỏ, quả cầu trên đế, núi đá thấp, rùa đá nhỏ, cây trúc hay hoa sen bằng đá. Các hình tượng này gắn với chữ nghĩa, sự bền bỉ, sự thanh, ít gợi chuyện tiền bạc.
Nên cân nhắc. Thuyền buồm, ngựa phi, gậy như ý. Không có gì sai, nhưng dáng các món này thường lớn và mang tính "đối ngoại" cao, hợp phòng làm việc riêng của lãnh đạo hơn là bàn ở khu làm việc chung hay quầy tiếp dân.
Nên để ở nhà hoặc cửa hàng. Tỳ hưu ngậm đồng tiền, thiềm thừ ngậm xu đội thỏi vàng, cây kim tiền mạ vàng, tượng Thần Tài, bắp cải ngọc đặt kèm tiền xu. Những món này gắn rõ với buôn bán và tích luỹ tiền, đặt trên bàn xử lý hồ sơ dễ bị hiểu sai. Ở nhà hay ở cửa hàng của gia đình thì hoàn toàn bình thường.
Tránh hẳn ở nơi công. Món có hình tượng gây tranh cãi, món phát sáng, phát nhạc, quay tròn bằng điện; món có mùi như đá xông tinh dầu. Đồng nghiệp ngồi cạnh có thể không thích mùi, và thiết bị điện cá nhân thường bị hạn chế theo nội quy phòng cháy.
Bàn tiếp dân, bộ phận một cửa: để trống mặt phía trước
Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả, nơi người dân xếp hàng nộp hồ sơ, là chỗ đặc biệt nhất. Mặt bàn hay quầy ở đây thường chia hai nửa: nửa phía dân để đặt giấy tờ, ký nhận, đặt căn cước; nửa phía cán bộ có máy tính, máy quét, máy in nhỏ, con dấu tiếp nhận. Nửa phía dân nên để trống hoàn toàn. Bất kỳ món gì đặt ở đó cũng sẽ bị hồ sơ đẩy qua đẩy lại, bị khuỷu tay quẹt, và khi rơi xuống sàn đá thì vỡ trước mặt người đang chờ.
Nếu vẫn muốn có một món, chỗ hợp là phía trong, cạnh máy tính, ở độ cao người dân đứng bên kia quầy gần như không nhìn thấy. Một chặn giấy đá nhỏ, một bình bút gốm đựng đúng những chiếc bút ký mà người dân hay mượn, là món vừa có ích vừa không gây chú ý. Nhiều quầy một cửa có hộp bút dùng chung cho dân, buộc dây vào bàn; chiếc bình bút bằng đá nặng, đáy rộng làm việc này tốt hơn hộp nhựa nhẹ hay bị lật.
Một điều nhỏ nữa ở bộ phận một cửa: đây là nơi có camera giám sát và thường được chụp ảnh khi có đoàn đến làm việc. Mặt bàn gọn, không đồ cá nhân lỉnh kỉnh, là hình ảnh mà cả đơn vị muốn có, và món vật phẩm nếu có chỉ nên là một chi tiết nhỏ trong khung hình đó.
Cỡ và chỗ đặt trên bàn cơ quan
Bàn làm việc ở cơ quan thường là loại 120×60 hoặc 140×70 cm, gỗ công nghiệp màu nâu, nhiều chiếc đã dùng hơn chục năm. Hồ sơ giấy vẫn còn nhiều nên mặt bàn hay bị chiếm bởi khay văn bản đến, khay văn bản đi, sổ công văn và chồng hồ sơ đang thụ lý. Phần trống thật thường chỉ là một góc sau phía tường.
Chọn món cao 10–18 cm, đế không quá 10×10 cm, đặt ở góc sát tường hoặc cạnh khay văn bản. Như vậy người ngồi đối diện gần như không để ý, còn người ngồi bàn thì vẫn thấy mỗi khi ngẩng lên. Nếu bàn có kính phủ mặt, kiểu mặt kính đặt trên gỗ mà nhiều cơ quan còn dùng để kẹp danh bạ, lịch trực, thì nhớ lót nỉ dưới đáy món đá để không làm xước và không trượt.
Phòng làm việc chung nhiều người thường có tủ hồ sơ cao. Nóc tủ hồ sơ không phải chỗ hợp cho món đá nặng: ai mở cánh tủ mạnh tay, món có thể rung rơi xuống. Nếu muốn bày, chọn món nhẹ, bằng gỗ hoặc gốm, và đẩy sát vào trong.
Quà biếu, quà tặng: chuyện nên rõ ràng từ đầu
Người làm việc ở cơ quan nhà nước nhận được quà dưới dạng vật phẩm khá thường xuyên: dịp Tết, dịp chuyển công tác, khi đơn vị bạn đến làm việc. Cách ứng xử chuẩn nhất là theo đúng quy định của cơ quan mình về tặng và nhận quà, bao gồm việc báo cáo, nộp lại hay từ chối khi cần. Các quy định này có thể đã thay đổi theo thời gian, nên kiểm lại văn bản hiện hành của đơn vị thay vì dựa vào trí nhớ.
Với quà giữa đồng nghiệp trong cùng cơ quan, như cả phòng mừng một người lên chức, điều hay thấy là chọn món có giá trị tượng trưng, có công năng: bình bút đá, chặn giấy, một bức tranh đá nhỏ treo phòng. Món có giá trị vừa phải giúp người nhận bày lên bàn mà không phải nghĩ ngợi.
Nếu chính bạn muốn mua một món cho bàn mình, cách đơn giản để tránh hiểu lầm là chọn món mà nếu ai hỏi, bạn có thể trả lời thoải mái "mình mua để đựng bút" hay "để chặn giấy". Một món mà phải giải thích dài về ý nghĩa tài lộc thường không hợp với bàn cơ quan.
Kiểm hàng khi mua món nhỏ cho bàn cơ quan
Món kín đáo không có nghĩa là món kém. Vài điểm kiểm nhanh:
- Bình bút đá xẻ khối nguyên nặng hơn hẳn bình bột đá đúc; đáy bình nguyên khối thường còn vết cắt mài, đáy đúc thường nhẵn đều hoặc có lỗ rót.
- Chặn giấy đá nên có cạnh vát hoặc bo tròn, không sắc; mặt đáy phẳng, đặt lên kính không lắc.
- Đá màu xanh đậm đều tăm tắp, giá rẻ bất thường thì hỏi có nhuộm không; lau bông cồn ở đáy là cách thử nhanh, hỏi người bán trước khi thử.
- Món gốm men kiểm kỹ miệng bình, men không rạn chân chim nếu không phải kiểu men rạn cố ý.
Một món kín đáo nhưng làm tốt sẽ đi cùng bạn nhiều năm, qua vài lần chuyển phòng. Hỏi thêm người bán về chính sách đổi khi món bị lỗi đáy, nứt ngầm phát hiện sau vài ngày dùng.
Với bàn cơ quan, món tầng nhỏ đến trung là đủ. Dồn ngân sách vào chất liệu bền và kiểu dáng gọn sẽ hợp hơn là vào kích cỡ.
Giữ bàn gọn qua nhiều năm công tác
Người làm việc ở cơ quan thường ngồi một chỗ lâu năm hơn ở doanh nghiệp, có khi cả chục năm. Bàn tích dần đồ: món quà từ đợt tập huấn, kỷ niệm chương, cốc in hình cơ quan, vài món vật phẩm do người quen biếu. Cứ mỗi đầu năm, dành mười phút nhìn lại góc bàn và mang bớt về nhà là thói quen giữ cho bàn không biến thành kho.
Khi chuyển công tác, món vật phẩm cá nhân nên mang theo, đừng để lại cho người đến sau phải tự quyết vứt hay giữ. Nếu muốn để lại như một món quà, hỏi người kế nhiệm trước. Nhiều người không thích ngồi cạnh đồ của người cũ, dù món đó đẹp đến mấy.
Sau cùng, bàn làm việc ở cơ quan được người dân và đồng nghiệp đánh giá qua cách người ngồi làm việc nhiều hơn qua bất kỳ món gì đặt trên đó. Một chiếc bàn ngăn nắp, hồ sơ được xử lý đúng hẹn, kèm một món nhỏ mà người ngồi thật sự ưng mắt, là cảnh đẹp nhất mà một góc làm việc công vụ có thể có.
Câu hỏi thường gặp
Công chức có được đặt vật phẩm phong thuỷ trên bàn làm việc không?
Thường không có quy định cấm riêng, nhưng mỗi cơ quan có quy chế văn hoá công sở về bàn làm việc gọn gàng. Món nhỏ, kín đáo, có công năng như bình bút hay chặn giấy hầu như không gây vấn đề gì. Đọc quy chế của đơn vị mình khi chưa chắc.
Vì sao không nên đặt tỳ hưu ngậm tiền trên bàn tiếp dân?
Hình tượng này gắn rõ với chuyện thu tiền, giữ của trong quan niệm dân gian. Đặt ở bàn tiếp dân, nơi người dân đang chờ xử lý giấy tờ, dễ gây hiểu lầm không đáng có. Món đó hợp cửa hàng gia đình hoặc tủ trưng bày ở nhà hơn.
Đồng nghiệp tặng một món vật phẩm đắt tiền thì xử lý thế nào?
Theo quy định về tặng và nhận quà của cơ quan bạn, bao gồm việc báo cáo hay từ chối nếu vượt mức cho phép. Nếu là quà giữa đồng nghiệp với giá trị nhỏ, nhiều người chọn bày ở nhà thay vì ở bàn làm việc để tránh hỏi han.
Bàn làm việc chung nhiều người thì đặt món ở đâu?
Trong phạm vi chỗ ngồi của bạn, sát phía tường hoặc cạnh khay hồ sơ của mình, không lấn sang phần bàn chung. Chọn món dưới 15 cm, không mùi, không phát sáng, để người ngồi cạnh không thấy vướng.
Giáo viên đặt món gì trên bàn phòng hội đồng là hợp?
Món có công năng như bình bút gốm hay đá, chặn giấy đá, khay đựng phấn và kẹp giấy. Bàn phòng hội đồng thường dùng chung và học sinh có thể ra vào, nên món nhẹ, không sắc cạnh, không dễ vỡ là phù hợp hơn tượng đá nặng.