Quầy lễ tân thường được đặt ba nhóm vật phẩm: một món nhỏ nặng chân trên mặt quầy cao như thiềm thừ, chậu cây đá quý thấp hoặc bình hoa mẫu đơn đá; một cặp linh vật như kỳ lân, tỳ hưu trên kệ phía sau; và đôi khi một tranh đá quý hay tranh đồng trên vách sau lưng nhân viên. Món trên mặt quầy phải thấp hơn tầm mắt khách đứng, chắc chân và lau được hằng ngày.
Quầy lễ tân là chỗ đông tay nhất trong văn phòng: khách tì tay, đặt túi, ký sổ, nhận thẻ; nhân viên chuyển giấy tờ, đặt hộp hàng. Tập quán coi quầy là "cửa đón" nên hay chọn món mang ý đón và giữ, ví dụ thiềm thừ quay đầu vào trong. Nhưng ở quầy, lý do thực tế đứng trước: món nào dễ đổ, dễ bẩn, che mặt nhân viên thì dù đẹp cũng sẽ phải dẹp đi.
Hiểu ba mặt phẳng của một quầy lễ tân
Phần lớn quầy lễ tân có hai tầng: mặt quầy cao khoảng 105–115 cm phía khách đứng, và mặt bàn thấp khoảng 72–75 cm phía nhân viên ngồi. Thêm vào đó là vách hoặc kệ phía sau lưng nhân viên, chỗ khách nhìn thấy đầu tiên khi bước vào. Ba mặt phẳng này có ba yêu cầu khác nhau, và chọn vật phẩm cho đúng từng mặt là việc quan trọng nhất của bài.
Mặt quầy cao là chỗ khách chạm. Món ở đây cần thấp, đáy rộng, nặng chân, không có chi tiết nhọn chĩa ra phía khách, và chịu được lau bằng khăn ẩm nhiều lần một ngày. Mặt quầy cao thường hẹp, chỉ sâu 25–35 cm, nên món đặt lên không nên có đáy rộng quá 15 cm.
Mặt bàn thấp là chỗ nhân viên làm việc, giống một bàn làm việc nhỏ với máy tính, điện thoại bàn, sổ ghi. Món ở đây theo đúng nguyên tắc bàn làm việc: một món nhỏ ở góc, không vướng tay. Kệ sau lưng là chỗ cho món trưng bày lớn hơn, vì không ai chạm vào và khách chỉ nhìn từ xa ba bốn mét.
Nhu cầu, món hay chọn và lưu ý cho từng chỗ ở quầy
Bảng dưới gom những gì chủ doanh nghiệp nhỏ và văn phòng hay hỏi khi sửa sang quầy lễ tân:
| Chỗ đặt | Nhu cầu thường gặp | Món hay chọn | Lưu ý chọn |
|---|---|---|---|
| Mặt quầy cao phía khách | Một điểm nhấn nhỏ, ý đón khách | Thiềm thừ đá hoặc đồng 8–12 cm, bình hoa mẫu đơn đá thấp | Cao dưới 20 cm, đáy rộng, không chi tiết nhọn |
| Mặt quầy cao, quầy dài | Cân hai đầu quầy | Hai chậu cây đá quý thấp | Chậu nặng, có lót chống trượt, lau được lá |
| Mặt bàn thấp của nhân viên | Món nhỏ không vướng việc | Bình bút đá, chặn giấy, quả cầu nhỏ trên đế | Đặt góc xa máy in và điện thoại bàn |
| Kệ sau lưng nhân viên | Điểm nhìn từ cửa vào | Cặp kỳ lân, cặp tỳ hưu, thuyền buồm, cây đá quý lớn | Cặp cùng cỡ; kệ đủ sâu; neo chống đổ |
| Vách sau lưng | Mảng lớn thay cho logo | Tranh đá quý, tranh đồng chủ đề hoa, núi, thuyền | Khung chắc, treo vít tường, không treo đinh nhỏ |
| Góc quầy cạnh lối đi | Lấp góc trống | Bình gốm lớn, chậu cây đá cao trên sàn | Không lấn lối đi, đáy chống lật |
Chuyện quầy đặt ở đâu, quay hướng nào so với cửa chính là chuyện bố trí mặt bằng, thuộc phần bài trí, ở đây không bàn. Một khi quầy đã cố định, bảng trên giúp chọn món cho từng mặt.
Thiềm thừ, kỳ lân, hoa mẫu đơn: chọn hình tượng và cách đặt theo tập quán
Thiềm thừ trên mặt quầy. Cóc ba chân ngậm đồng tiền là hình tượng quen ở quầy đón khách. Tập quán phổ biến là đặt đầu cóc quay vào phía trong, theo ý tiền vào chứ không ra. Đây là quan niệm dân gian; về thực tế, quay vào trong còn giúp mặt cóc hướng về nhân viên, khách nhìn thấy lưng và dáng, ít bị tò mò cầm lên.
Cặp kỳ lân hoặc tỳ hưu trên kệ sau. Cặp linh vật hai bên kệ cho cảm giác trang trọng, cân đối. Tập quán hay đặt hướng mặt linh vật ra phía cửa, theo ý canh giữ. Hai con phải cùng cỡ, cùng chất liệu; cặp lệch cỡ trông như hàng ghép.
Hoa mẫu đơn đá hoặc cúc đá. Bình hoa đá là lựa chọn nhẹ nhàng cho văn phòng có nhiều khách nữ, ngành dịch vụ, spa, giáo dục. Hoa đá không héo, không cần nước, không hút côn trùng như hoa tươi. Chọn bình thấp, miệng rộng để không đổ.
Cây đá quý. Hợp quầy dài, đặt cân hai đầu. Cây có tán xoè rộng dễ bị khách quẹt tay, nên ở mặt quầy chọn dáng tán gọn, cao dưới 25 cm.
Món nên để chỗ khác. Tượng lớn nhiều chi tiết, quả cầu thạch anh trong suốt sát cửa kính có nắng, đồ dễ vỡ có cạnh mỏng. Những món này hợp kệ hay tủ kính hơn mặt quầy đông tay.
An toàn và vệ sinh: những điều quầy lễ tân khác bàn làm việc
Quầy là nơi công cộng nhỏ, nên vài điều tưởng vụn vặt lại quyết định món có trụ được trên quầy hay không:
- Chống đổ: món trên mặt quầy cao nên có đáy dán nỉ chống trượt hoặc một chấm keo dẻo dùng cho đồ trưng bày, loại gỡ được không để vết. Khách đặt túi nặng lên quầy là chuyện thường ngày.
- Chống trẻ với tới: văn phòng có khách dẫn trẻ nhỏ thì món đá nặng không đặt ở mép quầy thấp, nơi trẻ đứng kiễng chân với được.
- Dễ lau: mặt quầy được lau nhiều lần mỗi ngày. Đá trơn, đồng phủ bóng, gốm men lau nhanh; cây đá nhiều kẽ lá và tượng nhiều chi tiết bám bụi nhanh nhất.
- Không che mặt nhân viên: khách đứng cần nhìn thấy mặt người tiếp đón. Món trên mặt quầy cao quá 25–30 cm bắt đầu chắn tầm mắt khi nhân viên ngồi.
- Không chắn khe nhận giấy tờ: chỗ khách đặt giấy, thẻ, tiền phải luôn trống. Món đặt lệch sang một đầu quầy.
- Ánh sáng: đèn rọi chiếu xuống quầy làm đồng bóng và pha lê loá vào mắt khách. Chọn bề mặt mờ hơn nếu quầy có đèn rọi mạnh.
Các mẫu thuộc nhóm Thiềm Thừ Phong Thủy và Hoa Mẫu Đơn Cúc có thể xem ở vatphamphongthuy.com.
Quầy lễ tân theo loại hình: văn phòng, phòng khám, trung tâm học, cửa hàng dịch vụ
Văn phòng công ty. Khách chủ yếu là đối tác, ứng viên phỏng vấn, người giao hàng. Không gian cần trang trọng vừa phải, nên cặp kỳ lân hoặc thuyền buồm trên kệ sau, một món nhỏ đá hoặc đồng trên mặt quầy là cấu hình quen thuộc. Màu đồng trầm, đá xanh, trắng hợp với nội thất văn phòng hơn màu rực.
Phòng khám, nha khoa, phòng tư vấn. Khách đến trong tâm thế lo lắng, nhiều người là trẻ em và người lớn tuổi. Món dáng hiền, màu dịu như bình hoa đá, cây đá quý màu nhạt, quả cầu mã não đục hợp hơn linh vật dáng mạnh. Mặt quầy cần lau khử khuẩn nhiều lần, nên chọn đá trơn, gốm men, tránh món nhiều kẽ.
Trung tâm học thêm, ngoại ngữ. Quầy là nơi phụ huynh đóng học phí, học sinh lấy thẻ. Tháp văn xương nhỏ, bình bút ngọc là hình tượng quen gắn với chữ nghĩa. Trẻ con hay chạm, nên món trên mặt quầy phải chắc, không chi tiết rời, không cạnh sắc; món đẹp nhưng mỏng manh để kệ cao phía sau.
Spa, tiệm tóc, studio. Không gian chú trọng thẩm mỹ, nên món trên quầy thường được chọn theo bảng màu của tiệm: thạch anh hồng, hoa đá màu pastel, đĩa đá đựng danh thiếp. Hơi ẩm và hoá chất tạo kiểu tóc có thể làm đồng xỉn nhanh; đá và gốm bền hơn trong môi trường này.
Ngân sách và kiểm hàng cho một quầy lễ tân
Chia ngân sách cho quầy lễ tân nên theo nguyên tắc: tiền dồn vào chỗ khách nhìn lâu nhất. Kệ và vách sau lưng nhân viên là chỗ khách nhìn khi chờ, nên món ở đó xứng đáng ở tầng trung hoặc tầng lớn, ví dụ cặp kỳ lân đồng đúc hay một tranh đá quý cỡ vừa. Mặt quầy cao chịu va chạm, nên tầng trung là hợp lý: thiềm thừ đá thật cỡ nhỏ hoặc bình hoa đá. Mặt bàn thấp chỉ cần tầng món nhỏ.
Kiểm hàng cho món quầy có vài điểm riêng. Món đặt mặt quầy phải lật đáy xem có phẳng không, đặt lên mặt kính thử có lắc không. Thiềm thừ đồng nên xem đồng tiền ngậm ở miệng gắn chắc hay lỏng, vì khách hay nghịch lấy ra. Cây đá quý lắc nhẹ xem hạt có rụng. Tranh đá quý nhìn mép các mảnh đá ghép có bong keo không, khung có vít treo chắc không, và hỏi trọng lượng để chọn vít tường cho đúng.
Với cặp linh vật, đặt hai con cạnh nhau ngay tại cửa hàng để so cỡ, màu, độ hoàn thiện. Hàng đúc hàng loạt đôi khi lệch màu giữa hai con do khác mẻ; nhìn ở ánh sáng ban ngày gần cửa thay vì dưới đèn trưng bày.
Một quầy lễ tân gọn trông thế nào sau khi chọn xong
Hình dung một văn phòng công ty nhỏ ở tầng ba một toà nhà, quầy lễ tân dài 160 cm, mặt quầy cao gỗ sồi sáng, vách sau sơn trắng (ví dụ giả định). Một cách chọn gọn: trên mặt quầy cao, một thiềm thừ ngọc xanh dài 10 cm đặt ở đầu quầy phía trong, quay đầu vào; ở đầu còn lại để trống cho khách ký giấy. Trên mặt bàn thấp, một bình bút đá trắng cạnh máy tính. Kệ sau lưng có hai tầng: tầng trên một cặp kỳ lân đồng cao 20 cm đặt hai đầu, tầng dưới để tài liệu giới thiệu công ty. Vách trên kệ treo một tranh đá quý chủ đề hoa sen khổ vừa.
Tổng cộng chỉ có năm món, mỗi món một chỗ, không món nào phải dời đi khi có khách ký giấy hay giao hàng. Đó là thước đo đơn giản nhất cho quầy lễ tân: sau một tuần sử dụng, món nào bị đẩy sang một bên, bị lật ngã hay bám bụi dày, món đó đặt sai chỗ.
Theo tập quán, quầy gọn sạch, món đặt ngay ngắn được coi là đón khách tử tế. Theo cách nhìn thực tế, khách bước vào cũng chỉ cần thấy đúng điều đó: một chỗ đón gọn gàng, người tiếp đón nhìn thấy rõ mặt, và vài món đẹp cho thấy văn phòng có chăm chút.
Câu hỏi thường gặp
Thiềm thừ đặt trên quầy lễ tân quay đầu ra hay vào?
Tập quán phổ biến là quay đầu thiềm thừ vào phía trong, theo ý tiền vào không ra. Một số người quay ra cửa ban ngày rồi xoay vào buổi tối. Đây là quan niệm dân gian, chọn cách nào cũng được; về thực tế, quay vào trong giúp khách ít cầm nghịch hơn.
Quầy lễ tân văn phòng nhỏ nên đặt mấy món?
Thường chỉ cần một món nhỏ trên mặt quầy cao, một món nhỏ trên bàn thấp của nhân viên và một hai món trên kệ sau lưng. Nhiều hơn dễ bừa và vướng tay. Món lớn nhất nên để kệ hoặc vách, nơi không ai chạm vào.
Có nên đặt cây đá quý trên quầy lễ tân không?
Được, nhất là với quầy dài, đặt cân hai đầu. Chọn cây có tán gọn, cao dưới 25 cm, chậu nặng có lót chống trượt. Cây đá nhiều kẽ lá bám bụi nhanh nên cần phủi mỗi tuần, không chỉ lau bằng khăn ướt.
Quầy lễ tân bằng kính thì đặt vật phẩm thế nào cho an toàn?
Lót đế nỉ hoặc cao su dày cho mọi món, tránh món có đáy sắc hoặc đáy nhỏ. Món đá nặng đặt sát chỗ có khung đỡ bên dưới, không đặt giữa tấm kính. Kính cường lực chịu lực tốt nhưng cạnh và góc là chỗ dễ vỡ khi va đập.
Vật phẩm ở quầy có cần đổi theo năm không?
Không bắt buộc. Nhiều nơi đổi hoặc thêm món vào dịp đầu năm như một cách làm mới không gian, và đổi khi món đã sứt mẻ, bạc màu. Món còn đẹp, còn hợp chỗ thì cứ giữ, chỉ cần lau dọn đều.
Spa, phòng khám nhỏ có nên đặt linh vật ở quầy đón khách?
Tuỳ phong cách. Không gian dịch vụ nhẹ nhàng thường hợp bình hoa đá, cây đá quý màu nhạt, quả cầu nhỏ hơn là linh vật dáng mạnh. Nếu muốn có linh vật, chọn dáng hiền, cỡ nhỏ và đặt ở kệ sau thay vì mặt quầy.